DossierCommerce : quels outils pour créer sa communauté de clients
2 - Comment constituer son fichier client
Vous devez réaliser trois étapes-clés : le choix des informations, la collecte des informations et la gestion des informations.
Première étape : le choix des informations
Un trop grand nombre de données rend le fichier incompréhensible et inexploitable. Les catégories de base sont : la civilité, le nom, le numéro de téléphone, l'e-mail et l'adresse, et la date de naissance.
Vous pouvez ajouter la profession du client et ses loisirs si vous les connaissez, mais surtout le type de produits vendus, de prestations réalisées ou de travaux effectués, ainsi que le montant des dépenses et la fréquence d'achat.
Deuxième étape : la collecte des informations
Elle peut se réaliser grâce aux devis ou bons de commande, sur des salons ou durant des rendez-vous commerciaux. N'oubliez pas la dimension digitale : vous pouvez organiser un jeu-concours sur les réseaux sociaux, ou installer une fenêtre pop-up sur votre site Internet qui permet à l'internaute de s'inscrire pour recevoir vos informations et offres promotionnelles.
Pour obtenir ces informations en boutique, ayez conscience que les clients sont de plus en plus informés des utilisations qui peuvent être faites de leurs données personnelles. Expliquez l'usage qui en sera fait et les avantages qui en découleront.
Troisième étape : la gestion des informations
Un tableur comme Excel ou LibreOffice Calc peut vous suffire. Chaque ligne représentera un client, à l'exception de la première. Celle-ci indiquera le type de données contenu dans chaque colonne.
Sélectionnez cette ligne et appliquez la fonction "Filtre ". Une petite flèche apparaît alors dans chaque cellule de la première ligne. En cliquant dessus, vous pourrez trier les données contenues dans la colonne correspondante de la façon qui vous intéresse, et tout votre tableau sera automatiquement réorganisé en fonction de ces choix.
Enfin, enregistrez votre fichier en format XLS, TXT ou CSV afin de pouvoir l'importer dans des logiciels d'envoi d'e-mails en masse tels que Sendinblue, Newsletter2Go ou eTarget.
Les obligations légales
Le RGPD vous oblige à recueillir le consentement explicite de vos clients. Pour en garder une trace, optez pour un système de " double opt-in ", qui consiste à envoyer un mail contenant un lien de confirmation, après que les clients se soient inscrits via un formulaire. Ce consentement doit être reconfirmé par les destinataires chaque année. De plus, vous n'avez pas le droit d'utiliser les adresses mail ainsi récoltées pour un autre usage. Enfin, vous devez insérer, dans le pied de page de la newsletter, un lien permettant de se désabonner.
