Adoptez les cartes carburant pour simplifier votre gestion !

L'entretien d'un parc de véhicules de fonction peut représenter jusqu'à 7% du CA d'une entreprise, selon des chiffres publiés par l'observatoire du véhicule d'entreprise (OVE) en 2013. Une flotte automobile implique donc des dépenses non négligeables, au premier rang desquelles se trouve le carburant. "Ce poste est essentiel dans la gestion d'un parc car il représente près d'un quart du coût total d'utilisation d'un véhicule", souligne Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d'entreprise.

Il convient donc de lui porter l'attention qu'il se doit. Pour cela, les cartes carburant sont une sorte de couteau suisse du gestionnaire de flotte, à la fois pratiques et multifonctionnelles.

Gain de rapidité dans la comptabilité

Avant toute chose, les cartes carburant sont un outil qui facilite considérablement la gestion financière du poste carburant. Leur premier avantage réside dans l'absence de notes de frais à gérer. Les distributeurs proposent en effet une facture dématérialisée mensuelle ou bimensuelle unique pour tous les véhicules de l'entreprise."Premièrement, cette facture évite la saisie d'un nombre important de tickets, ce qui est un gain de temps énorme et permet d'éviter les risques de saisie erronée", assure Julien Rittener, directeur associé du cabinet Five Conseil. De plus, certains distributeurs proposent des formats de facture adaptés aux logiciels de gestion, ce qui offre l'avantage d'une intégration directe de ces coûts dans les comptes de l'entreprise.

Côté trésorerie, les cartes carburant présentent les mêmes avantages qu'une carte de crédit: le débit quasi immédiat." Cette fonctionnalité évite le paiement condensé de toutes les notes de frais à la fin du mois. Il est possible de gagner jusqu'à 15 jours de trésorerie ", signale Julien Rittener.

Par ailleurs, si certains salariés voient dans les cartes carburant un outil de "flicage", elles présentent, pour eux aussi, des avantages de taille. Le premier ? Le confort qu'elles apportent en supprimant - ou tout du moins réduisant - les notes de frais à gérer et la perte de temps qui les accompagne. Le deuxième et principal avantage réside dans l'absence d'avance de frais. Et ces derniers ne se limitent pas au carburant. Les fonctionnalités des cartes s'étendent parfois au règlement d'achats annexes en station (huile, liquide lave-glace, ampoules de phares...), ainsi que des services d'entretien comme le lavage aux portiques. Certaines permettent également de payer les parkings ou les péages.

Une gestion efficace de la flotte

Toutefois, pour éviter les abus de vos salariés, vous avez la ­possibilité de limiter certaines utilisations, et ainsi éviter tout risque de débordement. Il est ainsi possible de définir un ­plafond mensuel de consommation, de déterminer un type ­spécifique de carburant, de verrouiller le litrage ou le montant des prélèvements, de limiter l'utilisateur à une seule utilisation par jour ou à une région géographique donnée, ou encore de bloquer la carte pendant les week-ends et les vacances.

Au-delà de ces restrictions "à la carte", vous recevez de votre prestataire des relevés détaillés des opérations. Vous pouvez ainsi visualiser clairement qui a retiré du carburant, de quel type, combien de litre, quel jour, à quelle heure, dans quelle station, pour quel véhicule et quel montant, etc. Ces relevés sont accessibles en temps réel sur Internet ou téléchargeable sur la plateforme du distributeur." Toutes ces statistiques ­permettent de mettre en parallèle la consommation d'un véhicule avec l'activité de son utilisateur. Si un pic de consommation est observé, alors l'information remonte directement à l'entreprise via un système d'alerte ", indique Julien Rittener (Five Conseil). En outre, pour l'utilisateur, le fait de connaître régulièrement sa consommation est un facteur de sensibilisation. " Quand on révèle un tableau avec les consommations de chacun et un comparatif des différents utilisateurs, la régulation est quasi automatique ", révèle Jean-Jacques Buire, consultant expert en flotte d'entreprise. Nombreux sont les automobilistes à lever le pied et à réduire ainsi leur facture énergétique.

La vérification des relevés vous offre également une maîtrise accentuée de l'état de votre flotte. En effet, le relevé kilométrique obligatoire à chaque retrait de carburant procure une visibilité accrue sur les échéances de maintenance du véhicule. Le suivi des consommations permet en outre de repérer certaines dégradations mécaniques, voire même de se tourner vers l'achat d'un véhicule moins énergivore.

Des réductions de prix limitées

Si les cartes carburant sont de véritables outils d'aide à la gestion de votre flotte automobile, elles ne sont pas pour autant des cartes de réduction." Les remises proposées sont de l'ordre d'un ou deux centimes par litre consommé. C'est anecdotique, surtout pour des TPE qui possèdent des flottes restreintes ", note Jean-Jacques Buire. Car le coût d'usage d'une carte carburant comprend deux éléments distincts : l'abonnement proprement dit et les frais de gestion. En fonction des acteurs, à l'abonnement annuel s'ajoute en effet une facturation de quelques centimes par retrait à la pompe. Le tarif total annuel se situe alors en moyenne entre 10 et 30 € HT par carte.

Les cartes carburant ont par ailleurs un coût caché à ne pas négliger : si l'utilisateur doit faire un détour de 50 km pour pouvoir se ravitailler dans une station de votre prestataire, la perte de temps et le gaspillage sont évidents." Le choix du distributeur est donc primordial,conclut Jean-Jacques Buire.Tout dépend de l'implantation de l'entreprise et de son périmètre d'activité. " n

" Les relevés détaillés des opérations fournis par les prestataires permettent de mettre en parallèle la consommation du véhicule avec l'activité de son utilisateur. "