Facture et devis : mode d'emploi

La facture officialise une transaction. Que l'on soit com­merçant, artisan ou un professionnel libéral : qui dit activité économique dit facture ou note d'honoraire pour ce dernier. Ce document obligatoire entre professionnel, qui doit contenir de nombreuses mentions, elles aussi obligatoires, existe sous format papier, électronique ou encore dématérialisé : le support initial a un impact sur les modalités de conservation.

La facture doit être réalisée en double exemplaire, l'un pour l'émetteur - qui l'établit - et le second pour le client. Sa forme, son contenu, son émission et sa conservation répondent à des règles précises. Elle doit, en principe, être faite dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services et, au plus tard, le jour de la livraison des marchandises ; le dernier jour de l'exécution du service.

En cas de transmission par voie électronique, il est recommandé d'utiliser une signature électronique " qualifiée " ou un message structuré selon une norme convenue entre les parties. Le vendeur et l'acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture pendant un délai d'au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services.

Fiscalement, le délai est de 6 ans et il est même recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans. Et autant être méticuleux, un défaut de facturation peut entraîner de lourdes sanctions, fiscales mais aussi pénales. La facture doit notamment être numérotée, datée, et préciser les biens concernés et leur prix unitaire HT ; la carte d'identité détaillée du vendeur et de l'acheteur ; le Numéro individuel d'identification à la TVA du fournisseur ; la forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale ; le montant du capital social ; le numéro d'identification et mention RCS ; diverses mentions relatives à l'état de la société ; le montant de la TVA à payer ou encore le taux des pénalités de retard.

Le devis

Faire un devis n'est pas forcément obligatoire. Même s'il est fréquent d'en réaliser quand même pour satisfaire les demandes émanant des futurs clients et des prospects. C'est un outil qui apporte crédibilité et assurance auprès de la clientèle. Après avoir étudié les besoins, il s'agit de chiffrer la demande de façon claire, précise, et d'y faire figurer toutes les informations obligatoires pour être valable.

Attention : le chiffrage du devis doit être établi avec prudence car il engage l'entrepreneur dès lors qu'il est signé par le client. Obligatoire ou non, il permet de sécuriser la relation commerciale.

Dès que le client a donné son accord pour l'exécution de la prestation, il est engagé sur ce qui lui est proposé et pour le prix convenu et inversement. Il permet d'éviter tout malentendu et constitue une source de comparaison. Entre professionnels, mieux vaut le faire puisqu'il protège chacune des parties en contractualisant la relation. Aussi appelé proposition de mission, proposition commerciale, lettre de mission ou offre commerciale, le devis impose de respecter certaines règles, notamment en matière de contenu et de mentions obligatoires. Un simple prix affiché suffit parfois mais le devis est obligatoire (et un devis obligatoire est obligatoirement gratuit) lorsque l'engagement des parties dépasse la somme de 1 500 euros.

Il est aussi obligatoire pour certains types de prestations de services (sauf cas d'urgence absolue) : les travaux, les dépannages, les services à la personne, les déménagements et certains dépassements d'honoraires par les professionnels de la santé. Comme pour les factures, il doit être établi en deux exemplaires. Il doit comporter un grand nombre de Mentions obligatoires et, pour être valable, doit être daté et signé par le client avec la mention " bon pour travaux " ou " bon pour accord ".