Bulletin de paie simplifié: des ajustements sont nécessaires avant son déploiement en 2018

Le bulletin de paie français bat tous les records de complexité. Pour le rendre plus lisible, le gouvernement a chargé Jean-Christophe Sciberras, DRH de l'entreprise Solvay, d'animer un groupe de dix entreprises pilotes (Société générale, Safran, Afpa, Solvay, Bnp Paribas...) qui ont expérimenté en 2016 un nouveau modèle de bulletin de paie. Un premier bilan a été dressé et remis au gouvernement lundi 20 février 2017.

Remise du rapport sur le bulletin de paie simplifié : un document axé sur la transparence et la lisibilité. pic.twitter.com/1An1LLRgFP

- Myriam El Khomri (@MyriamElKhomri) 20 février 2017

Une vingtaine de lignes a été éliminée. "Les prélèvements sont rassemblés par grands risques (maladie, retraite, chômage...), et non plus par organisme collecteur, détaille Myriam El Khomri, la ministre du Travail. Le modèle simplifié [voir en bas de page] fait également apparaître le montant total des allègements de cotisations financés par l'Etat". L'objectif est d'appréhender facilement le montant des cotisations réglées par les salariés et par les employeurs, en tenant compte des exonérations dont ces derniers peuvent bénéficier.

Ces transformations seront étendues à tous les employeurs au 1^er janvier 2018, en parallèle de la mise en place du prélèvement à la source, qui comme l'a rappelé Christian Eckert, secrétaire d'État auprès du ministre de l'Économie et des Finances, "a été voté, validé par le Conseil constitutionnel, et sera prêt à fonctionner le 1^er janvier 2018".

63 jours d'adaptation

Selon les résultats d'un sondage mené dans le cadre de l'expérimentation par BVA auprès des entreprises pilotes, 88,3% des salariés se déclarent satisfaits. 85% jugent que le bulletin de paie est lisible. Cependant, certains collaborateurs estiment que des libellés pourraient être encore améliorés. Jean-Christophe Sciberras reconnaît ainsi s'être "arrêté un peu vite sur certaines lignes, notamment celles qui concernent la complémentaire santé et la retraite". Elles ne précisent en effet pas le nom de l'organisme. "La nouvelle maquette n'empêche en rien de faire apparaître ces éléments. Il ne faut pas par ailleurs oublier que les salariés auront la possibilité de consulter ces informations en ligne sur le portail du compte personnel d'activité", rappelle la ministre du Travail.

Le rapport met également en lumière le temps consacré à l'expérimentation par ces sociétés. Il a fallu en moyenne 63 jours à une entreprise pour s'adapter à la production des nouveaux bulletins de paie. Il est par ailleurs intéressant de souligner que l'ensemble de ces structures ont eu recours aux services d'un éditeur de logiciel de paie afin d'adapter leurs outils.

Quelques ajustements à prévoir

"Peu de dysfonctionnements ont été observés et ils ont été rapidement corrigés", souligne le rapport. Les rares difficultés ont porté sur les formats des fichiers informatiques et l'éditique en fin de chaîne. Une entreprise a signalé la difficulté liée au fait que le bulletin clarifié ne permet pas de contrôler les calculs de cotisations et de contributions. La raison : le niveau de détail de l'affichage ne correspond pas au niveau de détail des déclarations obligatoires de cotisations. Des contrôles supplémentaires ont donc été introduits pour s'assurer de l'exactitude du bulletin.

Une autre entreprise a indiqué devoir conserver la fiche de paie avec le détail pour les contrôles de cotisations en interne. D'où la nécessité de générer deux bulletins, un pour l'usage interne et l'autre pour diffusion aux salariés

Le rapport préconise par ailleurs différents ajustements pour s'adapter notamment à l'introduction du prélèvement à la source. Pourraient figurer sur le bulletin de paie: le montant net avant impôt sur le revenu, comme cela est le cas actuellement, le taux de prélèvement (il faudra alors choisir selon l'option choisie "taux transmis par l'administration fiscale" ou "taux issu du barème par défaut"), l'assiette à savoir le montant net imposable, le montant de l'impôt obtenu par multiplication du taux de prélèvement et du montant net imposable, ainsi que le montant net après impôt à verser au salarié.

En outre, les dirigeants devraient indiquer le montant qui aurait été versé avant impôt sur le revenu "afin de faciliter la compréhension du prélèvement à la source".

Des bonnes pratiques identifiées

L'expérimentation a permis d'identifier quelques bonnes pratiques. "Les différences d'efforts de communication des entreprises pilotes ont eu pour conséquence des degrés d'information variés des salariés", met en lumière le rapport. Certains ont bénéficié, avant de recevoir le document, de nombreux supports véhiculant l'information (e-mail, Intranet, affichage, double envoi de l'ancien et du nouveau bulletin...). D'autres ont reçu directement le nouveau bulletin accompagné d'une brochure notifiant le changement.

Une préparation approfondie

Les chefs de projet des entreprises pilotes estiment que le nouveau bulletin peut être créé sans difficulté majeure mais qu'il ne faut pas sous-estimer le temps nécessaire à la préparation approfondie en amont (de façon à anticiper tous les dysfonctionnements éventuels jusqu'à l'éditique). Toujours selon les chefs de projet, des "profils experts et en capacité de décision" doivent être mobilisés, un partenariat essentiel avec l'éditeur doit être noué afin de concilier les contraintes techniques et comptables du paramétrage. Un "travail de contrôle et de vérification minutieux car décisif" doit enfin être effectué.