[Tribune] 6 conseils pour préparer vos entretiens professionnels

Publié par Ida-Christelle Makanda (Cabinet Exco Nexiom) le 26 févr. 2016 | Mis à jour le 3 mars 2016 à 14:49

Obligatoire dès 2016, l'entretien professionnel vise à renforcer l'employabilité du salarié dans ses perspectives d'évolution (promotion, changement de poste, formation...). Il doit être réalisé d'ici le 07 mars. Voici six conseils pratiques pour le déployer dans votre PME sans commettre d'impair.

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1. Ne confondez pas entretien professionnel et entretien annuel

L'entretien professionnel ne doit, en aucun cas, porter sur l'évaluation du travail du salarié et se distingue donc des entretiens annuels d'évaluation. En effet, les échanges doivent porter sur des perspectives d'évolution professionnelle afin de favoriser le départ en formation du salarié. L'objectif : faire le point sur les besoins en formation, les actions à mener, en identifiant les moyens à mettre en oeuvre. Néanmoins, il peut être réalisé isolément ou être couplé à l'entretien d'évaluation.

2. Respectez le calendrier

Les entretiens professionnels doivent être réalisés tous les deux ans. Pour les salariés déjà en poste le 7 mars 2014, ils doivent être réalisés au plus tard le 7 mars 2016. L'état des lieux récapitulatifs de l'évolution du salarié devra être réalisé au plus tard 6 ans après la date du 7 mars 2014 soit avant le 07 mars 2020.

Pour les salariés recrutés ultérieurement, les entretiens doivent avoir lieu dans les 2 ans suivant le recrutement. Vous êtes d'ailleurs dorénavant tenu, à l'occasion de l'embauche d'un salarié, d'informer celui-ci qu'il bénéficiera tous les deux ans d'un entretien professionnel. Cette information peut prendre la forme d'une note remise au salarié lors de son embauche ou intégrée au contrat de travail (ex : "En application de l'article L.6315-1 du Code du travail issu de la loi du 05 mars 2014, nous vous informons que vous bénéficierez tous les deux ans minimum d'un entretien professionnel").

Les cas de figure exceptionnels

L'entretien professionnel se substitue aux anciens entretiens prévus au retour d'un congé parental d'éducation, d'un congé de maternité, ou de soutien familial et autres absences suivantes : congé d'adoption, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée (entreprises d'au moins 300 salariés), arrêt de longue maladie... Dans toutes ces situations, et notamment au retour d'une absence de longue durée (au moins 6 mois), vous avez pour obligation de proposer l'entretien professionnel, même si le salarié a déjà bénéficié d'un entretien professionnel moins de 2 ans auparavant.

Autre obligation introduite par la loi relative au dialogue social et à l'emploi : l'employeur doit faire passer un entretien professionnel aux représentants du personnel titulaires, aux délégués syndicaux ou titulaires d'un mandat syndical disposant d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée du travail (comme les représentants syndicaux au comité d'entreprise, les conseillers prud'hommes) à l'issue de leurs mandats. Objectif : recenser les compétences acquises au cours du mandat et préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise. En parallèle, sachez que les représentants du personnel titulaires ou les titulaires d'un mandat syndical doivent bénéficier au terme de leur mandat et avec leur employeur d'un entretien. Ce dernier correspond à une version plus élaborée de l'entretien professionnel.

3. Informez vos managers

L'entretien professionnel est un moment privilégié avec le salarié se préparant à l'avance. Ainsi, pour le bon déroulement de l'entretien, vos managers devront disposer des informations suivantes :

- Les priorités de formation de l'entreprise (cf. plan de formation continue, les projets ou évolutions de l'activité, etc.) ;

- Les éléments liés à la situation du salarié : poste occupé, âge, ancienneté, progression salariale ou professionnelle, formations ou bilan de compétences demandés, réalisés ou non, certifications obtenues, éventuel changement d'emploi prévu à court terme, dernier(s) support(s) d'entretien(s) professionnel(s) réalisé(s), etc.

Il convient également de transmettre au salarié ces informations, qui lui permettront de préparer son entretien au mieux.

4. Conservez une trace écrite

Chaque entretien professionnel doit faire l'objet d'un document spécifique écrit. Un exemplaire, de préférence signé conjointement, devra être remis au salarié. Tous les six ans, l'entretien professionnel devra donner lieu à la rédaction d'une synthèse récapitulative des actions menées pour favoriser son évolution et/ou son employabilité.

Ce document permettra notamment de vérifier que le salarié a :

-bien bénéficié d'un entretien professionnel tous les 2 ans ;

-suivi au moins une action de formation ;

-bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle ;

-acquis des éléments de certification par la formation ou par la validation des acquis de l'expérience.