Rupture conventionnelle, mode d'emploi

Depuis leur création en 2008, plus d’un million de ruptures conventionnelles ont été signées. Preuve que ce mode de séparation à l’amiable séduit les employeurs. Cependant, pour être couronnée de succès, la rupture conventionnelle doit respecter certaines règles juridiques et administratives. Quelle est la procédure à suivre ?

Organisez, en premier lieu, au moins un entretien préalable après avoir précisé (par écrit) au salarié sa faculté à être assisté par un autre salarié de l'entreprise, ou un conseiller extérieur, si votre entreprise ne possède pas de représentant du personnel. L’objectif de cet entretien consiste à échanger et à s’entendre sur la date de départ et sur le montant de l’indemnité. "Si la loi n’oblige pas l’employeur à donner un degré d’information approfondi, il est fort conseillé d'inviter le salarié à se rapprocher des services du Pôle Emploi pour qu'il se renseigne sur ses droits à chômage et,  en particulier, sur le différé d’indemnisation des allocations chômage", conseille Jérémie Boublil, avocat associé au sein du cabinet Bignon Lebray. Il est en outre utile d'adjoindre au formulaire de rupture conventionnelle une annexe (signée par les parties) qui définit,  entre autres, l’information que le salarié a reçu.

Si le contrat de travail de votre collaborateur dispose d’une clause de non concurrence, il convient de prendre position, dans l’annexe de la rupture conventionnelle, sur la dispense ou non de cette obligation. Si vous maintenez la clause, vous devez anticiper le versement de l'indemnité compensatrice de non-concurrence.

Dans le cas où le salarié a moins d’un an d’ancienneté, la cour d’appel de Montpellier (CA Montpellier, 1er juin 2011) estime que l’employeur peut valablement se dispenser de verser -sous réserve de l'accord du salarié- une indemnité spécifique de rupture conventionnelle. Mais attention. L’administration (circulaire DGT du 17 mars 2009) a une position inverse et considère que pour être valablement conclue, une rupture conventionnelle doit, s'agissant d'un salarié disposant de moins d'un an d'ancienneté, prévoir une indemnité correspondant au minimum à l'indemnité légale ou conventionnelle de licenciement, calculée au prorata du temps de présence du collaborateur.

Formulaire d’homologation

Deuxième étape : vous devez remplir le formulaire d’homologation en trois exemplaires. N'oubliez pas de remettre un exemplaire original au salarié et d’en envoyer un à la Direccte dont vous dépendez à l'issue du délai de rétractation. Sinon, la nullité de la procédure est encourue!

A noter, également, que depuis le 8 février 2013, vous pouvez saisir votre formulaire en ligne sur le site www.telerc.travail.gouv.fr, puis l'envoyer par courrier à la Direccte compétente. N’oubliez pas de mentionner la date de fin du contrat, et de la respecter strictement pour éviter que le contrat se poursuive au-delà de la date convenue. N’oubliez pas, enfin, pour chacune des parties, d'apposer à côté de la signature la mention "lu et approuvé".

15 jours pour se rétracter

Dès le lendemain de la signature débute un délai de 15 jours calendaires pendant lequel chaque partie peut se rétracter. Ce délai inclut le délai d’acheminement du courrier. "Il n’y a pas de forme imposée pour la rétractation. Chacune des parties peut procéder par mail avec accusé de réception. La solution la plus prudente reste toutefois l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception", explique Jérémie Boublil.

En l'absence de rétractation, vous devez envoyer le formulaire à la Dirrecte. Elle dispose à son tour d’un délai de 15 jours ouvrables pour homologuer la rupture conventionnelle. Si vous ne recevez pas de réponse au terme de ce délai, la rupture conventionnelle est réputée acquise. Une fois celle-ci homologuée, le salarié se verra remettre un solde de tout compte par lequel il reconnait, en principe, l'exactitude des montants reçus.

Cas particuliers des salariés absents et protégés...

Que faire lorsqu’un salarié est absent ? S’il s’agit d’un arrêt de travail pour cause non professionnelle ou d’un congé sabbatique, vous pouvez engager une rupture conventionnelle. A condition toutefois d’informer le salarié de ses droits par le biais d'un courrier. Vous devez notamment lui rappeler qu'il peut se faire assister par un représentant du personnel ou par un collaborateur de l’entreprise.

Dans le cas d’un collaborateur protégé (salarié élu, délégués syndicaux, candidats aux élections, anciens membres du personnel, conseiller des salariés ou encore le médecin du travail) et présent dans l’entreprise lorsque la procédure est engagée, la rupture conventionnelle est soumise à l’autorisation préalable de l’inspection de travail. "L'administration apprécie d'être tenue informée par l’employeur lorsqu'il engage une procédure de rupture conventionnelle. Un inspecteur du travail se déplace généralement dans les locaux pour mener son enquête contradictoire", avance Jérémie Boublil. En revanche, si le collaborateur est en congé maternité ou en arrêt de travail pour maladie professionnelle, vous ne pouvez pas initier une telle procédure.

... et des motifs économiques

La rupture conventionnelle peut également être compromise si votre entreprise évolue dans un contexte économique difficile. De fait, l’article L1233-3 du Code du travail exclut expressément la rupture conventionnelle du champ d'application de la procédure de licenciement économique. Ceci étant, un arrêt de la cour d’appel de Nancy du 26 février 2010 précise que, même dans l'hypothèse où la rupture a une cause économique, l’employeur conserve la possibilité d’initier une rupture conventionnelle.

L’administration (Instruction DGT du 23 mars 2010) va dans le même sens que la cour d’appel de Nancy. Elle met cependant en garde les employeurs contre les recours abusifs aux ruptures conventionnelles servant à éviter la mise en place de procédures collectives de licenciements économiques (Plan de sauvegarde de l'emploi, en particulier). A noter que certains tribunaux (par exemple Conseil de prud'hommes de Toulouse, 22 janvier 2010) considèrent, à l'inverse, qu'une rupture conventionnelle ne peut résulter d'une cause économique, et ne doit pas constituer un détournement des règles relatives au licenciement économique. "La Cour de cassation devra clarifier cette question et préciser notamment si une rupture conventionnelle peut être signée, ou non, dans un contexte de licenciement économique", poursuit Jérémie Boublil.

Enfin, il existe une dernière situation à risque, réaffirmée par la cour de cassation et la jurisprudence. La rupture conventionnelle ne doit pas intervenir dans un contexte conflictuel et précisément lorsqu’il y a un désaccord entre l’employeur et le salarié. Cette procédure doit donc être utilisée à bon escient. Le divorce à l’amiable peut réserver bien des surprises si les parties ne sont sur la même longueur d’onde.