[Tribune] Congés d'été : quelles sont les obligations sociales et fiscales à anticiper ?

Rappelons en tout premier lieu que sur le plan légal, l'employeur doit respecter des règles précises pour fixer les dates des congés payés et en informer les salariés au moins un mois avant leur départ. Dans les faits, il est nécessaire pour le salarié de connaître ses dates de congés en amont, pour des questions d'organisation. Le non-respect de ces règles peut entraîner des contentieux importants avec les équipes.

La première règle impérative à respecter une fois les congés arrivés : l'employeur doit payer ses salariés à la date habituelle de paie. Hors de question de reporter au 20 août le paiement des salaires de juillet, au motif que les salariés sont absents, que l'employeur ne peut pas faire les virements ou que le cabinet comptable est fermé.

En cas de fermeture de l'entreprise ou des services comptables aux dates habituelles de paie, il est impératif d'anticiper. Il est possible de payer les salaires en avance, d'envoyer le fichier de virement plus tôt (quitte à conserver la date normale de paiement), ou à tout le moins, de payer un acompte conséquent le plus proche possible du net à payer.

Anticiper une baisse des encaissements

Anticiper la paie peut nécessiter d'arrêter exceptionnellement les variables en cours de mois (absences et heures supplémentaires, commissions, indemnités et frais professionnels ...) : arrêt des compteurs au 20 du mois au lieu du 31 par exemple ou paiement d'un acompte sur ces éléments, et régularisation le mois suivant. Il convient d'informer les salariés du traitement particulier de leur paie pour ce(s) mois.

Une fois les salaires payés, il ne faut pas non plus oublier d'envoyer la DSN et de payer les charges sociales sur les salaires de juillet pour le 5 ou le 15 août, sans possibilité aucune de différer ces obligations au retour des congés. Attention, les retards peuvent coûter cher à l'employeur.

Lorsque cela est possible, il est prudent d'organiser un binôme de manière à s'assurer qu'une personne sera toujours présente aux dates clés pour assumer ces obligations sociales.

En pratique, n'oubliez pas que fermer l'entreprise deux ou trois semaines va souvent entraîner une baisse de la facturation et des encaissements. Malgré cela, le paiement des salaires et des charges sociales reste impératif aux dates habituelles : il faut donc prévoir en avance la trésorerie nécessaire au paiement des salaires et charges de juillet et août. La mise en place de règlements automatisés (prélèvements, LCR automatique, ...) peut permettre de pallier cette problématique.

Enfin, pensez que certains travaux devront impérativement être terminés avant la fermeture de l'entreprise et que certains de vos partenaires seront également en effectifs réduits, voire fermés, mais pas forcément au même moment que votre entreprise : pensez à vérifier ce point en amont avec vos partenaires habituels (fournisseurs, expert-comptable, banquier...)

Et si les salariés sont en congés par roulement ?

Dans ce cas, il est important d'avoir anticipé les départs, autant en termes d'organisation qu'en termes de respect du droit du travail : l'absence de telle personne clé dans l'entreprise ne va-t-elle pas empêcher les autres de travailler ? Quelle solution de remplacement faut-il mettre en place pendant cette période ?

Si des services techniques restent opérationnels pendant l'été, il faut s'assurer qu'un responsable sera en mesure de régler un problème ou de faire une déclaration d'accident du travail ou une DSN évènementielle, en cas de besoin.

Il faut également s'assurer dans ce cas que les règles d'hygiène et de sécurité continueront à être respectées : même sur la plage, un chef d'entreprise n'est pas dispensé de l'obligation de résultat de santé et de sécurité de ses salariés.