Optimisez le traitement de votre courrier

D ans mon activité, le temps est crucial. Je n'en ai pas à perdre dans les tâches administratives. C'est pourquoi j'ai décidé d'externaliser la gestion du courrier», explique Laurent Richard, serrurier à Mantes-la- Jolie. A l'instar de cet artisan, beaucoup de «petits» patrons considèrent le courrier comme une corvée. Et pour cause. La liste des tâches qui lui sont liées parle d'elle-même: frais de matériel et d'impression, mise sous pli, expédition, archivage, traitement des retours, mais aussi frais d'électricité, pannes de matériel, bourrage papier. Sans parler du temps perdu, l'entreprise payant des collaborateurs à des tâches ne nécessitant aucune compétence.

L'optimisation des processus et des coûts s'avère donc primordiale. Elle concerne aussi bien le courrier de gestion (devis, factures, relances...) que de prospection (mailing). «Des produits existent, mais les professionnels ne les connaissent pas», regrette Olivier Labreuil, directeur de l'offre particulier et TPE de La Poste.

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L'AFFRANCHISSEMENT SIMPLIFIE

Premier poste sur lequel des économies sont possibles: l'affranchissement. «Il peut représenter jusqu'à 7 % des fiais généraux», note Pascale Duclos, responsable produits affranchissement chez Secap, groupe Pitney Bowes, qui fournit des solutions intégrées de gestion du courrier. Il convient donc de le calculer au plus juste. De nombreuses machines existent sur ce marché. Pratique, l'installation s'effectue en quelques minutes et permet une utilisation immédiate. Secap a ainsi développé une offre spécifique pour les TPE, la DP40 TPMac, sorte de bureau de poste à domicile, pour 24,90 euros par mois. Elle permet de bénéficier des mêmes avantages que les gros émetteurs de courrier et de déposer directement celui-ci dans la boîte aux lettres la plus proche, sans passer par le bureau de poste. Il est traité en priorité par La Poste grâce à une empreinte postale, qui réduit les risques de perte. Surtout, la balance intégrée pèse au gramme près et calcule automatiquement le tarif adapté à chaque envoi, «permettant une économie pouvant atteindre 30 % des dépenses postales», précise Pascale Duclos. Par ailleurs, quand les services ou les tarifs postaux évoluent, un simple téléchargement suffit pour la mise à jour. Autre atout: une comptabilité simplifiée. Vous ne recevez qu'une seule facture grâce au télé-relevé mensuel des affranchissements par La Poste. Enfin, «l'entreprise reste maître de son courrier, elle envoie immédiatement ce qui est urgent», signale la responsable produits. Une solution idéale pour les TPE qui envoient de 5 à 20 lettres par jour.

Autre piste à exploiter: l'optimisation des coûts de mailing. «Le marketing direct est peu utilisé par les TPE, alors qu'elles en ont besoin comme les autres», note Olivier Labreuil, de La Poste. Or, il nécessite des opérations de pliage et de mise sous enveloppe qui constituent un frein pour beaucoup de petites structures. Au-delà des offres classiques des entreprises de routage, de nouveaux outils se mettent en place. La Poste développe ainsi un Kit Mailing Pro, CD-Rom qui guide pas à pas les TPE novices en la matière dans la conception de mailings. L'offre, actuellement testée dans 225 bureaux de poste, devrait être généralisée en octobre.

EXTERNALISER LE TRAITEMENT

Vous souhaitez aller plus loin? Certaines solutions vous libèrent totalement des contraintes liées à la gestion du courrier: impression, mise sous pli, affranchissement et dépôt à La Poste. Longtemps inaccessible pour de petites structures, la dématérialisation du courrier s'ouvre à elles, à travers deux solutions: une offre logicielle et Internet. La première privilégie la simplicité d'installation et d'utilisation. Ainsi, ePost de DHL Global Mail ne nécessite aucun matériel spécifique. Il suffit de télécharger une imprimante virtuelle que vous sélectionnez quand vous souhaitez faire traiter un document par l'entreprise. «Pour 100 envois par mois en noir, l'entreprise réalise une économie de 900 euros par an», assure Thomas Fabbri, responsable marketing de DHL Global Mail. Le coût de la prestation est dégressif en fonction de la quantité mensuelle d'envois. Une carte prépayée, sans aucun engagement, peut être un premier pas pour tester le système avant de choisir un abonnement, auquel vous devrez ajouter des frais d'enregistrement de l'ordre de 100 euros payés une fois pour toutes.

Si vous choisissez une offre logicielle, pensez à vérifier sa compatibilité avec votre matériel informatique. Epistolaire, le logiciel de Proclass fonctionne uniquement sous environnement Windows. Veillez aussi à la protection de la confidentialité de vos données. Le logiciel doit permettre un accès personnalisé: chaque personne qui se «connecte» ne voit que les documents qui la concernent. Sur ce créneau, des évolutions sont à venir. Chez Proclass, on met au point la reconnaissance optique automatique: en scannant un document, le logiciel transforme l'image en format texte, directement exploitable.

Autre solution d'externalisation: Internet. L'utilisateur se connecte au site de l'entreprise via un espace client sécurisé par des codes d'accès. Il peut même suivre en direct l'avancée du traitement. «Nous nous engageons à remettre à La Poste, le jour même, 98 % du courrier gui nous parvient avant 14 heures», précise Alain Raguenau, directeur général de Maileva, filiale de La Poste.

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Autre avantage: vous n'achetez ni logiciel ni matériel. Les prestataires proposent ensuite une offre sous forme soit d'abonnement, soit de forfait. Chez Maileva, le choix de l'abonnement détermine le coût des prestations, la version Initial coûtant 250 euros par an. A l'inverse, Flydoc d'Esker propose plusieurs packs prépayés: vous achetez un crédit débité au fur et à mesure de vos envois, sans autres frais. Vous pouvez même tester le concept avec un pack Découverte de 10 euros, valable un an.

L'offre de dématérialisation du courrier est de plus en plus poussée. Chez Maileva, un nouveau service vient ainsi d'être mis en place. Il pousse la démarche jusque dans les accusés de réception des recommandés: «le retour papier n'est pas toujours immédiat, ce gui peut être ennuyeux. Désormais, on peut le consulter en ligne beaucoup plus rapidement et le recevoir ensuite sous forme papier», précise Alain Raguenau. Autre fonctionnalité intéressante: l'archivage. Factures fournisseurs ou clients, bons de commande ou de livraison... Toutes ces pièces doivent être conservées 10 ans (trois ans pour les déclarations d'impôts et de TVA). Or, l'archivage demande du temps. Certains prestataires proposent donc cette option dans leur offre. C'est le cas, par exemple, d'Archivea, service électronique compris dans l'offre de Maileva. Les documents sont disponibles à la demande 24h/24, 7j/7. «Le papier restera longtemps prépondérant, prédit Alain Raguenau, mais il cohabitera de plus en plus avec d'autres canaux comme l'e-mail ou le SMS.»