Inventaire: organisez-vous

L'inventaire, étape obligée pour tous les commerçants, apparaît souvent comme une étape fastidieuse. Mais en respectant certains principes méthodologiques, on peut le simplifier. Dans le cadre du bilan comptable annuel, l'inventaire doit avoir lieu au moins une fois par an (voir encadré). Mais vous pouvez aussi établir un état de vos stocks dans d'autres buts, comme l'ajustement de votre réapprovisionnement en milieu de saison. Si vous êtes en franchise et passez par une centrale d'achat, ces informations permettent aussi d'établir des statistiques de ventes. En prêt-à-porter, par exemple, quels sont les modèles et les tailles les plus vendus? C'est également une manière de vous rendre compte de la démarque inconnue dont souffre votre point de vente. L'inventaire doit alors être fait régulièrement, au moins partiellement, sur les produits qui tendent à disparaître.

Procédez avec méthode

Quelle que soit la raison de l'opération, la préparation doit être minutieuse. «Cette étape représente 50% du temps consacré à l'inventaire», indique Stéphane Grémont, directeur commercial du prestataire

L'Inventoriste. L'équipement de base? Une douchette sans fil capable de lire les codes-barres ainsi qu'un logiciel de caisse disposant d'une fonction inventaire. Vérifiez ensuite que tous les produits sont munis d'un code-barres. Vous devez aussi identifier ceux qui ne sont plus consommables, comme les articles exposés en vitrine. Deuxième phase: contrôler que les codes-barres correspondent aux références identifiées dans votre base de données. «Il y a parfois plusieurs étiquettes sur le même article, l'une provenant du fournisseur. Cela peut entraîner des erreurs de comptage», indique le directeur commercial. Une fois ces formalités accomplies, n'omettez pas de classer tous les produits par catégorie, comme le conseille Pierre Bagatta, gérant d'Inventoring Systeme, un groupe fédérant plusieurs sociétés d'inventaire. Après l'avoir rangée, vous pouvez découper votre boutique en zones. «Cela permet de n'oublier aucun recoin du point de vente, mais aussi d'éviter de recommencer l'inventaire dans sa totalité en cas de dérangement ou de perte de concentration», explique Stéphane Grémont (L'Inventoriste).

Qui charger de cette opération fastidieuse? Vous pouvez faire appel à l'équipe habituelle qui travaille dans votre point de vente, mais elle n'est pas neutre. «En cas de démarque inconnue, un employé peut ainsi maquiller des vols», prévient Pierre Bagatta (Inventoring Systeme). Si vous disposez de plusieurs magasins, vous pouvez remédier à ce problème, en suivant le conseil de Stéphane Grémont (L'Inventoriste): croiser les équipes. «Les employés travaillant dans un magasin effectueront le comptage dans l'autre, afin de garantir leur impartialité.» Mais c'est une tâche souvent mal accueillie par les vendeurs. Pour les motiver et alléger l'ambiance de cette journée, vous pouvez par exemple organiser un repas au restaurant à la fin.

Vous pouvez aussi vous adresser à un prestataire, dont la neutralité est assurée, mais cette formule revient plus cher. Pour L'Inventoriste, le prix varie selon la prestation. Il est d'environ 3 000 euros HT pour un inventaire tout compris et de 600 euros uniquement pour l'encadrement. Cette dernière formule nécessite la présence sur place de vos employés, mais vous fait bénéficier d'une méthodologie éprouvée.

Deuxième interrogation: à quel moment procéder? Est-il plus avantageux de fermer un jour ouvré, en se privant ainsi d'une journée de ventes ou d'opérer un dimanche ou jour férié, ce qui suppose de payer son effectif en fonction? A vous de calculer l'alternative la plus rentable.

@ FOTOLIA/ANATOLY VARTANOV

Afin que votre inventaire soit le plus fiable possible, il est important d'opérer un contrôle après l'opération de saisie.

Prenez vos précautions

L'opération de saisie proprement dite peut être quantitative ou unitaire. La solution dépend du type de produits que vous vendez. Dans l'alimentaire, on utilise le premier, en ne scannant qu'une référence, puis en comptant le nombre exact d'articles identiques. Dans les secteurs d'activité où il y a plusieurs paramètres, comme la taille ou le coloris pour le prêt-à-porter, il est plus prudent de scanner chaque produit, pour éviter de se mélanger les pinceaux. Dans les deux cas, il est important d'opérer un contrôle après la saisie. Stéphane Grémont estime qu'une vérification complète est une perte de temps et qu'il est préférable de cibler environ 30% du magasin, de préférence les produits à forte valeur, davantage susceptibles d'être volés. Si vous respectez ces conseils, vous diminuerez l'écart entre le résultat de l'inventaire d'une part, et la différence entre votre stock initial et vos ventes d'autre part.