Fidélisez votre clientèle en créant l'événement

@ BX COM

Marquez votre pas de porte pour signaler votre soirée et attirer les passants.

Le 18 septembre 2006, Pascal Hamon célèbre en grandes pompes l'inauguration du Café Maritime, son restaurant situé à Bordeaux. Décoration festive, service de sécurité et buffet abondant, rien ne manque. Un succès, se souvient le restaurateur, enchanté. 800 personnes se sont déplacées : voisins, commerçants et associations du quartier, fournisseurs et autorités locales. Mais un tel faste n'est pas à la portée financière de tous les commerçants. En effet, le restaurateur a confié l'organisation de cette soirée à un prestataire spécialisé, BX com, pour un budget de 30 000 Euros HT. Un investissement important, mais Pascal Hamon a voulu mettre les petits plats dans les grands pour son inauguration. Pour autant, la facture peut être largement réduite, même en passant par un prestataire et, a fortiori, si vous vous débrouillez tout seul...

Un mois avant

Organiser un événement n'a pas comme seul but d'accroître la notoriété de votre commerce, c'est aussi l'occasion de conquérir de nouveaux clients et de créer des liens plus étroits tant avec votre clientèle qu'avec vos partenaires (fournisseurs, banquier, etc.). Mais la préparation doit être minutieuse ! Première étape : parlez de l'événement autour de vous, environ un mois avant la date prévue. S'il s'agit d'une inauguration, Lionel Crampes, directeur de BX com, conseille d'en fixer la date un mois après l'ouverture effective de votre magasin. Vous aurez ainsi le temps de constituer un fichier clients et de convier vos confrères du quartier. Mais l'inauguration n'est pas la seule occasion à célébrer ! L'anniversaire d'ouverture ou la présentation d'une nouvelle collection sont aussi de bonnes raisons. L'arrivée de nouveaux produits, surtout dans le textile, les accessoires et la décoration, est aussi un motif idéal. En effet, ces secteurs ont un avantage de taille par rapport à d'autres (comme le commerce de bouche) : ils permettent de continuer, voire d'accroître les ventes pendant la soirée, ce qui contribue à rentabiliser l'événement. En prêt-à-porter, vous pouvez également prévoir un défilé de mode afin de mettre en valeur les vêtements. Mais l'organisation est alors plus complexe et le budget plus élevé, car il faut prévoir un podium, un ou plusieurs mannequins et un système de sonorisation. A titre d'exemple, BX com facture 2 000 Euros HT minimum pour ce genre de prestation.

Trois semaines avant

Prévenez la presse locale, friande de ce type d'information. Pour le traiteur, le délai moyen est de trois semaines. Question budget, comptez 20 Euros HT minimum par personne, boisson comprise (l'alcool est autorisé dans ce contexte exceptionnel). Préférez un carton d'invitation classique plutôt qu'un e-mail, conseille Lionel Crampes. L'idéal est d'adapter l'invitation à l'activité que vous exercez ou à la personnalité de votre commerce. Pour le Café Maritime, par exemple, c'est un carton en forme de hublot de bateau qui est choisi. Vous pouvez ensuite rappeler l'imminence de l'événement par mail ou SMS.

Le jour J

Lionel Crampes recom« mande de débuter les festivités vers 17 heures, afin de permettre à vos invités et aux passants de venir à la sortie de leur travail* Agrémentez votre boutique de végétaux pour accentuer le côté festif. Lors de cette étape, n'oubliez pas le pas de porte, car il est primordial de montrer qu'un événement est en cours. Cela peut se matérialiser par une tente à l'entrée, un tapis ou une moquette débordant sur le trottoir, qui attiseront la curiosité des passants. A savoir : si vous choisissez cette option, prévenez les autorités de l'empiétement sur le passage public, six semaines environ avant la date, selon Lionel Crampes. Dernier conseil : pensez à prévoir un service de sécurité, pour éviter tout incident au cours de l'événement. Vous pouvez aussi prévenir la police municipale pour qu'elle puisse réagir rapidement en cas de problème.