Faites vos démarches administratives en ligne

Le nombre d'entreprises recourant à la dématérialisation de leurs démarches administratives a augmenté de 65% entre 2006 et 2007, selon le site net-entreprises.fr, dédié à la déclaration et au paiement des cotisations sociales. Mais dans le secteur du commerce et de l'artisanat, des progrès restent à faire: la télédéclaration concerne encore moins de la moitié des entreprises (43%). Pourtant, les bénéfices sont importants: vous pouvez effectuer vos démarches 24 h/24, sans vous soucier des horaires d'ouverture des administrations. Vous disposez d'un historique de vos déclarations, vous permettant de vérifier celles qu'il vous reste à accomplir. Autre avantage: les problèmes liés au cheminement par La Poste sont éliminés.

1- S'inscrire au registre du commerce

Si l'immatriculation au registre du commerce n'est plus obligatoire à compter du 1er janvier 2009 pour les «auto-entrepreneurs» (retraité, étudiant, chômeur, salarié ou fonctionnaire créant une micro-entreprise), elle l'est, en revanche, pour les autres commerçants. Depuis juin 2007, il est possible de l'effectuer en ligne, sur le site des greffes des tribunaux de commerce, www.greffes-formalites.fr.

Pour cela, il est indispensable de disposer d'un certificat de signature électronique, qui garantit la validité juridique des documents que vous transmettrez en ligne. La signature électronique remplace ainsi la signature manuscrite. Sachez que les experts-comptables et les logiciels de gestion, en tant que «tiers de confiance», disposent déjà d'un certificat. Sinon, pour obtenir ce dernier, vous pouvez vous adresser aux greffes des tribunaux de commerce qui délivrent le certificat Certigreffe pour 59 euros HT par an, à quoi il faut ajouter, la première année, 60 euros HT pour la clé USB sur laquelle il vous est délivré. D'autres prestataires peuvent aussi vous fournir ce certificat, comme La Poste, LCL, le Crédit Agricole, etc. Muni de ce précieux sésame, vous pourrez remplir tous les champs d'information sur le site. D'autre part, vous pouvez modifier en ligne les statuts de votre entreprise. Le site www.cfenet.cci.fr, le centre de formalité des entreprises des chambres de commerce et d'industrie, vous permet également de transférer votre siège social via Internet, après une simple inscription sur le site.

2- Payer ses impôts

Obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d affaires annuel excède 760 000 euros HT, la télédéclaration de la TVA est aussi accessible pour les plus petites structures. Votre certificat électronique est alors nécessaire pour déclarer. Vous devez tout d'abord vous inscrire au service TéléTVA, sur www.impots.gouv.fr, choisir le formulaire qui vous correspond, puis saisir les différents champs d'information. Deux procédures sont accessibles: par EFI (échange de formulaire), qui nécessite la saisie des données, et par EDI (échange de données informatisé), qui envoie directement les informations sous forme de flux, un procédé beaucoup plus rapide mais qui nécessite un outil comptable gérant la TVA. Pour Jean-Marc Jaumouillé, expert-comptable chez Fiducial, société de service global aux entreprises (droit, comptabilité, etc.), «la transmission par EDI est bien plus rapide car il n'y a pas de formulaire à remplir. Ce n'est pas le cas de l'EFI. Et cela prend autant de temps, voire plus, de remplir un formulaire sur Internet que sur papier». Quant au télépaiement, il s'agit d'une procédure simple: il suffit de renseigner vos coordonnées bancaires. Vous pouvez aussi payer votre impôt sur les sociétés sur le site.

3- S'acquitter des cotisations sociales

Si vous êtes indépendant, vous pouvez consigner votre déclaration commune des revenus sur le site www.net- entreprises.fr. Pour les micro-entreprises, relevant du régime trimestriel simplifié, il est aussi possible de déclarer leur chiffre d'affaires. Ces éléments déterminent en effet le montant des cotisations sociales. «Net-entreprises permet aux chefs d'entreprise de s'adresser à un interlocuteur unique, puisque la déclaration est automatiquement transmise aux organismes concernés», explique Joëlle Vaucelle, directrice de la communication du site. Ici, nul besoin de certificat électronique, le site faisant office de tiers de confiance. Il suffit de s'inscrire, en indiquant vos nom, prénom, numéro Siret, numéro de téléphone et e-mail. Un mot de passe vous est alors attribué. Il vous servira pour l'ensemble des démarches disponibles sur le site, c'est-à-dire également les déclarations relatives aux salariés: la déclaration unique d'embauche, celle des accidents du travail et des maladies professionnelles, l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières en cas de maladie, mais également la déclaration unifiée de cotisations sociales (Ducs) et la déclaration automatisée des données sociales unifiées (Dads-U). Pour les nouveaux inscrits: attention, ces deux dernières démarches nécessitent un délai plus long. Commencez le processus un mois en avance pour la Ducs, afin de tenir compte des délais de traitement par les organismes sociaux. Prévoyez un délai de trois jours au minimum pour la Dads-U, à envoyer uniquement par EDI.

Nouvel avantage de la dématérialisation? Un système de contrôle des saisies permet de vérifier en temps réel si tous les champs sont correctement remplis et si les montants sont cohérents. Une aide champ par champ apparaît lorsque vous êtes sur une zone. «Si le commerçant remplit sa déclaration sur un support papier, il n'y a pas de vérification possible, argumente Joëlle Vaucelle. Sur Internet, un message apparaît en cas d'erreur de calcul. De plus, s'il est perdu dans la navigation, une hot line téléphonique est disponible de 9 à 18 h.» Ce sont surtout les premières déclarations de chaque type qui se révèlent fastidieuses: la plateforme enregistre ensuite les renseignements et les champs sont préremplis la fois suivante. «Les taux permettant de calculer le montant de l'assiette sont mis à jour systématiquement, contrairement aux logiciels de paie, qui nécessitent des mises à jour payantes», ajoute Joëlle Vaucelle

Vous pouvez ensuite payer le montant de vos cotisations par télérèglement. C'est un système sécurisé: il n'y a pas de transfert d'argent sur Internet, puisqu'il s'agit de la transmission d'un ordre de paiement dématérialisé donné à votre banque de créditer l'organisme de protection sociale concerné à partir du compte de votre choix. Il est aussi possible de répartir la somme entre plusieurs comptes bancaires. De plus, le paiement se fait à une échéance fixée, qui correspond à la date butoir pour vous acquitter de vos taxes. «Ce système permet de ne pas creuser la trésorerie des petites entreprises en payant les cotisations avant l'heure, tout en les tranquillisant, considère Joëlle Vaucelle, de Net-entreprises. Les dirigeants ne sont pas obligés d'attendre la dernière minute pour envoyer leurs documents, comme c'est le cas en version papier, en redoutant la pénalité de 10% si les services postaux ont du retard.» Un accusé de réception vous est ensuite envoyé, que vous pouvez imprimer et archiver.

4- Régler ses procès verbaux

Depuis le 1er novembre, il est également possible de payer vos procès verbaux (hors délits, comme la conduite sans permis) en ligne, par carte bancaire sur le site www.amendes.gouv.fr, ou par timbre dématérialisé, en vente à La Poste et dans les bureaux de tabac équipés. Les contrevenants bénéficient même d'une amende minorée si le paiement est effectué dans les quinze jours suivant la notification par courrier. Si vous dépassez ce délai, vous disposez de 45 jours pour payer l'amende au tarif normal. Par ailleurs, le montant des amendes majorées pour paiement tardif fait l'objet d'une diminution de 20% si le paiement est effectué dans les 30 jours suivant la date d'envoi de l'avis de majoration.