Facilitez-vous l'affranchissement tout en

@ SATAS

«Grâce à la machine à affranchir, vos plis prennent un aspect professionnel. Une bonne image qui se répercute immédiatement sur votre entreprise», estime Franck Bensaid, chef de produit chez Satas, entreprise de traitement de courrier. Cela permet ensuite aux destinataires de distinguer le courrier provenant d'une entreprise de celui envoyé par les particuliers, notamment grâce à la flamme publicitaire. En effet, toutes les machines à affranchir (MA) offrent la possibilité d'en apposer une sur vos enveloppes. La flamme, c'est le signe distinctif (inscription ou symbole) imprimé à côté de l'oblitération. Elle peut comporter le nom de votre commerce ainsi que ses coordonnées ou votre logo. Mais elle peut aussi évoquer une occasion particulière, comme l'anniversaire de votre magasin ou le début de vos soldes. Pour en concevoir une, adressez-vous à votre fournisseur de MA, qui met à votre disposition un maquettiste à cet effet. Comptez environ 100 euros HT la flamme. Pitney Bowes, leader sur le marché de la gestion du courrier, se distingue en vous offrant la première. Le nombre de flammes mémorisables par les MA dépend du modèle, il est souvent compris entre 2 et 5.

Les très petites machines à affranchir

Jet Plus 300 de Satas

Norme tpMAc: selon modèle
Dimensions : 300 x 210 x 190 mm
Poids: 2,8 kg
Vitesse: 20 lettres/minute
Volume: Entre 5 et 15 lettres par jour, avec pic à 25
Compte: 1
Flammes mémorisables: 2
Prix: 22 Euros HT par mois

DM 55 de Pitney Bowes

Norme tpMAc: oui
Dimensions: 351 x 231 x 264. mm
Poids: 4 kg
Vitesse: 20 lettres/minute
Volume: Entre 10 et 50 lettres par jour
Comptes: 10
Flammes mémorisables: 5
Prix: 24 90 Euros HT par mois

Ink Jet 25 de Neopost

Norme tpMAc: oui
Dimensions: 358 x 214. x 191 mm
Poids: 2,7 kg
Vitesse: 20 lettres/minute
Volume: Entre 5 et 25 lettres par jour, avec pic à 100
Comptes: 2
Flammes mémorisables: 10
Prix: à partir de 42 Euros HT par mois

Economisez de l'argent

Mais vos envois de courrier et de colis sont-ils suffisants pour amortir la location d'une machine à affranchir? Selon Pierre Lelard, directeur marketing France de Pitney Bowes c'est le cas à partir de dix plis quotidiens. Car la MA présente bien des avantages. Premièrement elle vous permet d'économiser de 10 à 12% de vos frais postaux lorsque vous optez pour le tarif courrier classique. En effet, en pesant votre pli sur le plateau balance vous obtenez l'affranchissement exact correspondant au poids du courrier, au gramme près. «Le sur-affranchissement est courant, explique Christophe Duxin, responsable marketing chez Neopost;. Cela représente une petite somme à chaque fois, mais à la fin du mois, le montant peut être important» En adoptant les tarifs économiques, vous pouvez économiser jusqu'à 20% environ. En effet, «les machines à affranchir sont des mini bureaux de poste à domicile», atteste Franck Bensaid de Satas. Elles vous donnent accès aux principaux tarifs postaux: recommandé avec accusé de réception, zone Europe, écopli (acheminé en quatre jours maximum) ou lettre prioritaire (tarif habituel). Ce qui permet de mieux utiliser les tarifs postaux en fonction de vos besoins: vous pouvez opter pour l'écopli pour une lettre non urgente par exemple. Connectées via une ligne téléphonique, les machines actualisent automatiquement les tarifs de La Poste.

Autre attribut de la machine à affranchir: la facilité de trésorerie. Dans le cas où vos expéditions représentent un budget important, cela peut vous rendre service de les payer non pas en amont, comme lorsque vous achetez des timbres, mais en aval. Avec la MA, vous payez un mois plus tard: ainsi, les consommations du mois de mars seront réglées début avril. Vous pouvez aussi utiliser plusieurs comptes différents: si, par exemple, vous gérez deux entités distinctes, votre boutique en dur et votre site de vente en ligne, vous pouvez obtenir deux relevés séparés. Sur la DM 55 de Pitney Bowes, il est possible de créer gratuitement jusqu'à 10 comptes.

Si les MA préservent votre trésorerie, elles permettent aussi un gain de temps, à condition de se munir d'un appareil normé. Si vous envoyez des mailings promotionnels, optez pour un modèle répondant à la norme de La Poste tpMAc (pour «très petite machine à affranchir»), adaptée au format lettre, qui vous permet d'affranchir vos plis et de les glisser dans la boîte la plus proche - si votre MA n'est pas conforme à la norme tpMAc, vous serez contraint de vous rendre à un bureau de poste. Les modèles de base de tpMAc sont adaptés à un volume d'expédition réduit, compris entre 10 et 50 lettres quotidiennes selon les modèles. Avec la possibilité d'aller jusqu'à 100 plis ponctuellement pour le modèle tpMAc Ink Jet 25 de Neopost. Mais le système d'alimentation des enveloppes de ce type d'appareil n'est pas adapté à un volume trop important. Il s'agit généralement d'une fente vous obligeant à glisser les plis un par un.

Les machines intelligentes, plus adaptées à l'e-commerce

Si vos envois dépassent les 50 plis par jour, mieux vaut louer une MAi, c'est-à-dire une machine à affranchir intelligente, munie d'un bac d'alimentation, ce qui nécessite moins de manipulation. Adaptée également à l'envoi de colis, contrairement aux précédentes, la MAi correspond davantage à vos besoins si vous avez une activité d'e-commerce. Néanmoins, pour les colis, vous devez vous déplacer au bureau de poste le plus proche pour le dépôt, après l'affranchissement. Mais pas de panique, cette démarche est beaucoup plus rapide depuis la création de comptoirs dédiés aux professionnels. Les MAi offrent un autre avantage: elles permettent un relevé détaillé de vos affranchissements, en décomptant la TVA. Vous pouvez donc ensuite récupérer la taxe sur le coût de l'expédition de vos colis, un bénéfice inenvisageable sans machine à affranchir.

Les machines à affranchir intelligentes (MAi)

Jet Plus 400 de Satas
Dimensions:
265 x 360 x 250 mm
Poids: 8,5 kg
Vitesse: 65 lettres/minute
Volume: à partir de 20 plis par jour, avec une possibilité de pic à 200 plis
Comptes: 35
Flammes mémorisables: 10
Prix: 35 Euros HT par mois
DM 175i de Pitney Bowes
Dimensions: 345 x 215 x 400 mm
Poids: 6,8 kg
Vitesse: 40 lettres/minute
Volume: plus de 50 lettres par jour
Comptes: 100
Flammes mémorisables: 20 Prix: à partir de 46,44 Euros HT par mois
Ink Jet 40 de Neopost
Dimensions: 385 x 250 x 360 mm
Poids: 8,5 kg
Vitesse: 65 lettres/minute
Volume: 50 plis par jour en moyenne
Comptes: 35
Flammes mémorisables:10
Prix: à partir de 65 Euros HT par mois