Des logiciels d'encaissement multifonctions

Finie la vieille caisse enregistreuse! Désormais, les logiciels d'encaissement offrent de multiples fonctionnalités pour aider les commerçants à gérer leur(s) boutique(s) au quotidien. La plupart d'entre eux sont évolutifs et disponibles en plusieurs versions. Reste à savoir comment choisir le logiciel adéquat...

Des fonctionnalités étendues

En général, les logiciels d'encaissement possèdent un panel de fonctionnalités de base assez complet: «la gestion de la caisse bien sûr, mais également une partie de l'administratif, avec la gestion des achats, des ventes, des stocks et de la relation client», souligne Goulven Pichot, chef des produits Point de vente chez EBP Les logiciels d'encaissement traitent donc des multiples événements liés à la vie du magasin: le paiement par le client (gestion de tous les moyens de paiement et différentes devises par exemple), mais aussi les soldes et l'étiquetage, les opérations promotionnelles, les cartes de fidélité (vous pouvez imprimer des codes-barres à coller sur votre carte personnalisée) et tous les bonus client (bons d'achat, chèques-cadeaux, etc.), la gestion des stocks et des achats... Pour la gestion de la relation client, les logiciels gèrent parfois «certaines opérations de mix-marketing comme l'achat par lots ou le produit supplémentaire à prix réduit», précise Benoît Laforge, directeur commercial d'AEM Softs. Enfin, ces logiciels intègrent des modules de gestion commerciale et des stocks pour procéder aux inventaires, avec la possibilité de comptabiliser les produits par scanner ou douchette et d'éditer des étiquettes classiques ou électroniques. Ils sont également compatibles avec les logiciels de comptabilité et de paie, n'intègrant pas eux-mêmes ces fonctions: «Mieux vaut privilégier un éditeur qui propose une offre transversale, avec des logiciels comptabilité et paie, afin de faciliter les échanges de données et de disposer de la même ergonomie», indique Aurélie Dettwyler, chef des marchés Ciel chez Sage.

Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, le commerçant peut élaborer automatiquement un ensemble de statistiques de vente et, ainsi, piloter et ajuster son activité au quotidien. Et si toutes ces options vous semblent superflues, vous pouvez opter pour une version simplifiée, dotée d un minimum de fonctionnalités. C'est le cas de Negicom, qui propose, par exemple, DynaLight à 250 euros HT. Cet éditeur commercialise, par ailleurs, le module Business Everywhere (350 euros HT la connexion) qui vous permet de vous connecter à distance à votre caisse. Les fonctionnalités sont donc très variées, à vous d'arbitrer selon vos besoins et vos exigences. Pour déterminer celles qui vous conviennent, n hésitez pas à demander une démonstration à un revendeur ou «à télécharger les ver- sions de démonstration mises en ligne par les éditeurs sur leurs sites», indique Stéphane Segonzac, gérant et directeur du développement produits de GlobalPOS.

Logiciels spécialisés et options additionnelles

En outre, si certains éditeurs proposent des logiciels généralistes, comme Quick Informatique (GestMag), d autres proposent des versions spécifiques de leurs logiciels adaptées à un secteur d'activité. Ainsi, EBP propose une gamme dédiée aux agents immobiliers et aux professionnels de l'automobile; GlobalPOS aux fleuristes, libraires et gérants de presse-tabac; Negicom aux commerçants tenant des boutiques de textile ou de matériel de sport; Sage aux cafés- hôtels-restaurants, aux coiffeurs et aux boutiques de textile. «Choisir un logiciel spécialisé permet un réel gain de temps grâce aux fonctionnalités spécifiques et permet d'analyser ses résultats de manière plus fine, notamment pour la gestion des stocks et les achats des clients», remarque Aurélie Dettwyler (Sage). Les logiciels répondent à des problématiques précises, comme la gestion des univers, tailles et couleurs pour les vêtements ou les chaussures, ou «intègrent des évolutions législatives comme l'éco-taxe par exemple», souligne Goulven Pichot (EBP).

Sont également proposés par les éditeurs spécialisés des modules supplémentaires «comme la gestion du commerce en ligne avec la possibilité de créer votre propre site internet», ajoute Patrick Anglade, gérant de Negicom. Il existe également, notamment chez AEM Softs, un système de vidéo-contrôle: une caméra ou une webcam filme les opérations de caisse pour éviter erreurs et «oublis» mal intentionnés. «Vous pouvez même préparer des opérations d'e-mailing ou des alertes SMS ciblées selon le type de clients», complète Pascal Salvans, directeur de Quick Informatique. Vous devez donc précisément établir une liste des fonctionnalités que vous recherchez pour choisir le logiciel adapté à vos besoins. Vérifiez, par exemple, comment est gérée la base de données de tous vos produits avec leurs prix et caractéristiques; dans la majorité des cas, un simple import/export d une base de données produits sous Excel suffira, mais les commerçants gérant une grande variété de produits et/ou plusieurs boutiques pourront voir leur base de données hébergée sur un serveur sécurisé si elle est trop volumineuse pour votre ordinateur. De plus, renseignez-vous sur la fréquence des mises à jour de votre future solution. Un logiciel est en effet «vivant», il peut rencontrer des bugs ou devoir intégrer de nouveaux paramètres (changement de TVA, nouvelle réglementation, etc.). Enfin, choisissez le logiciel adapté à votre configuration: une ou plusieurs caisses dans une même boutique, un ou plusieurs magasins, voire des magasins à l'étranger. Les tarifs varient alors de manière dégressive, en fonction du nombre de caisses et de magasins. Selon vos perspectives de développement, sachez également que vous pourrez aisément passer à la version supérieure, en ne payant que la différence de prix.

Assistance et maintenance

Selon leur mode de distribution, vous pourrez souscrire des prestations d'installation et de maintenance directement auprès des éditeurs ou de leurs revendeurs. Elles font l'objet d'une facturation séparée ou sont parfois incluses dans des formules ou des packs avec le logiciel concerné. Là encore, demandez la liste détaillée de ces services: la mise en relation avec une hot line, par exemple, ou les délais d'intervention en cas de problème. N'oubliez pas, enfin, de comparer les prix.

Sélection de 6 logiciels généralistes et de 2 logiciels spécialisés

EBP Point de Vente Commerce de détail (EBP)

Encaissement: multidevise et multirèglement.
Gestion : fichiers clients et vendeurs, achats et ventes dont ventes au comptoir (avec devis, commandes, bons de livraison, factures et reports mensualisés pour les clients réguliers), toutes opérations de fidélisation, soldes, promotions...
Analyse : multicritère, statistiques.
Prix: 549 euros HT

Dynashop (Negicom)

Encaissement: multivendeur et multirèglement.
Gestion: tout commerce, dont spécificités pour l'alimentaire (connexion balance poids/prix). Soldes, promotions et opérations de fidélisation (points de fidélité, anniversaire, remises, bons d'achat, etc.).
Analyse : palmarès des ventes, statistiques par rayons, familles, sous- familles, fournisseurs...
Prix: 550 euros HT

Ciel Commerce de détail (Sage)

Encaissements: multivendeur, et multirèglement. Ecran de caisse personnalisable de type caisse enregistreuse, lecture de codes-barres, touches de raccourcis tactiles, saisie de codes produit...
Gestion: relation client (points de fidélité, etc.) et fournisseur. Soldes, promotions et autres opérations ponctuelles.
Prix: 649 euros HT

GestMag 2008 (Quick Informatique)

Encaissement: écran tactile, multicaisse sur un poste.
Gestion: articles multicritères: 7 familles d'articles avec grille des spécificités (tarifs, marques, tailles, date limite de vente, etc.). Relation client (fichiers clients, points de fidélité...) et toute opération ponctuelle (soldes, promotions, etc.).
Analyses: multicritère, statistiques.
Prix: 690 euros HT

GlobalPOS Retail (GlobalPOS)

Encaissement: multidevise, multirèglement et multivendeur. Interface de vente personnalisable et tactile, édition de factures...
Gestion : opérations journalières, stocks et fournisseurs, programmes de fidélité, tarifs par famille de clients...
Analyse: multicritère, palmarès des ventes.
Prix: 699 euros HT

Store Pos (AEM Softs)

Encaissement: relevé de factures clients en compte et liaison avec la facturation par la centrale.
Gestion: terminaux point de vente, produits (étiquetage de balisage, produits et électroniques), stocks et clients (cartes de fidélité, promotions, etc.). Inventaires par lecteur optique et scans des étiquettes.
Analyse : statistiques et résultats.
Prix: 1 290 euros HT

Ciel Café Resto (Sage)

Pour la restauration
Encaissement: tarifs des plats et menus, TVA, impression des commandes en cuisine, attente avant encaissement, gestion des serveurs, etc. Ecran entièrement tactile.
Gestion: factures, tickets restaurant, bons d'achat, taille et couleur personnalisables. Relation client et fournisseurs (dont traiteurs).
Prix: 649 euros HT

GlobalPOS Mode (GlobalPOS)

Pour le prêt-à-porter
Encaissement: multivendeur, multidevise et multirèglement. Interface de vente tactile et personnalisable.
Gestion: stocks par grille de spécificités (taille, couleur, etc.). Soldes, promotions, opérations marketing... Edition de codes-barres (étiquettes et cartes de fidélité).
Analyse: multicritère.
Prix: 975 euros HT