Demain, des fiches de paie électroniques?
Depuis mai, un employeur peut remettre à ses collaborateurs des feuilles de salaire au format numérique, sous certaines conditions. Une méthode séduisante, puisque l'entreprise réalise des économies et simplifie son processus RH.
Je m'abonneDans la course aux économies et la chasse aux gaspillages, la dématérialisation apparaît comme une solution quasi idéale. Bonne nouvelle donc, puisque depuis mai 2009, vous avez le droit d'émettre des bulletins de paie au format électronique (lire l'encadré ci-dessous). Ainsi, vous n'êtes plus obligé de remettre le document en main propre ou par courrier à vos salariés. Le but affiché de cette réforme? Permettre aux entreprises de limiter leurs dépenses.
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Convaincre les salariés
Idéal donc mais le problème est de faire accepter l'idée à vos collaborateurs, car vous avez besoin de leur accord. Ainsi, la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) estime que le salarié doit donner son accord de façon formelle, avec, pourquoi pas, «un avenant au contrat de travail pour éviter tout litige». Pourtant, le papier semble avoir de beaux jours devant lui.
Selon une étude d'Opinionway, réalisée début 2009, un salarié sur deux est réticent à l'idée de recevoir des fiches de paie électroniques. 92% des salariés souhaitent conserver leurs bulletins de paie jusqu'à la retraite et le papier reste le support plébiscité pour garder des données sur le long terme. Cependant, ce comportement pourrait évoluer: «Contrairement aux idées reçues, la sauvegarde de documents est plus sûre en version numérique que papier, affirme Vincent Jamin, administrateur de la FNTC. Entre les changements d'entreprises, les déménagements et les aléas de la vie, il est facile de perdre des documents papier. Ce n'est pas le cas des bulletins au format numérique, qui peuvent être confiés à un prestataire spécialisé dans la sauvegarde de données.» Un argument de taille, à condition que ledit prestataire ne disparaisse pas du jour au lendemain... Reste que la loi est floue sur ses modalités d'application. Notamment en ce qui concerne l'obligation, pour l'employeur, de sauvegarder ces documents. Ainsi, vouloir garder les bulletins de paie sur un CD ou sur le serveur de l'entreprise ne sera certainement pas suffisant. Pour éviter les déboires juridiques, mieux vaut passer par un prestataire de services. C'est en tout cas ce que conseille la FNTC. Ainsi, une entreprise peut s'allouer les services d'un prestataire qui mettra un espace de stockage sécurisé (un coffre-fort virtuel en quelque sorte) à la disposition de chaque salarié. Vos collaborateurs pourront avoir accès à leurs données personnelles, du moment qu'ils possèdent un ordinateur et une connexion Internet. En somme, un système gagnant-gagnant.
CE QUE DIT LA LOI
«Avec l'accord du salarié concerné, [la remise du bulletin de paie] peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données», indique la loi de simplification et de clarification du droit et d'allégement des procédures. Ainsi, vous devez obtenir l'accord du salarié pour dématérialiser le document, puis le sauvegarder de façon optimale. Enfin, vous devez le conserver, quel que soit son format, pendant au moins cinq ans.
