Convertissez-vous aux logiciels de comptabilité

Pour saisir leurs écritures comptables, suivre leur trésorerie ou déclarer leur TVA... seuls 35% des commerces de détail se sont équipés d'un logiciel de comptabilité Etude menée par Ipsos pour Ciel en juin 2001 auprès d'un échantillon représentatif de 2 000 entreprises françaises. . Pourtant, s'équiper d'un tel outil quand on est une TPE permet de gagner du temps sur un poste qui en fait souvent perdre beaucoup.

Qu'ils soient signés Ciel, Sage (qui a racheté Ciel en 1992), EBP ou Cegid, les quatre éditeurs qui se partagent le gros du marché, les logiciels remplissent tous leurs tâches essentielles. C'est-à-dire la saisie guidée des encaissements et décaissements, la possibilité de les envoyer à votre expert-comptable et de visualiser un tableau de bord avec les variations de votre chiffre d'affaires. La différence ne se joue pas vraiment sur les fonctionnalités de base, mais sur les services complémentaires. A vous donc de déterminer ce que vous en attendez. Par exemple, pouvoir gérer vos encours clients, pour les relances éventuelles, et suivre ce que vous devez à vos fournisseurs. Ou encore tenir votre comptabilité de A à Z, avec la possibilité de télédéclarer votre TVA et d'établir un bilan comptable. Vous pouvez aussi comparer les «petits plus» qui facilitent la vie des commerçants: moteur de recherche interne, calcul d'itinéraire pour des livraisons, assistance téléphonique... Les problèmes de trésorerie étant la principale cause de défaillance des TPE, des logiciels permettent d'effectuer des prévisions. Une option pratique pour anticiper, par exemple, la négociation de délais de paiement auprès de vos fournisseurs. Avec une amélioration cette année chez EBP: la possibilité de sauvegarder votre tableau de prévisions, pour le réutiliser ultérieurement, et ainsi mieux contrôler votre situation financière. Votre entreprise se développe rapidement? Vous avez tout intérêt à regarder le catalogue des éditeurs qui ne se limitent pas au marché des TPE. Ceux-ci proposent en effet une gamme de produits pouvant évoluer avec la taille de l'entreprise. «Cela évite d'avoir à réinstaller d'autres logiciels, à former son équipe sur un nouveau produit et à transférer des données», explique Grégory Desmot, directeur marketing produits et services chez Sage, qui édite des logiciels de comptabilité pour des entreprises comptant jusqu'à 200 salariés.

Quel que soit votre choix, tous les acteurs soulignent le rôle essentiel de l'expert-comptable, qu'il tienne complètement votre comptabilité ou qu'il vérifie seulement son exactitude. Avant l'achat, assurez-vous donc de la compatibilité de votre logiciel avec celui de son cabinet. «Des normes établies par l'association Edificas, qui s'appliquent à tous les éditeurs, décrivent un format unique pour les fichiers» , ajoute Stéphane Gasch, directeur des études informatiques du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables. Grâce à la révision synchronisée, une entreprise peut même continuer à saisir des écritures pendant que l'expert-comptable se penche de son côté sur vos comptes. Une option que propose Cegid, qui a racheté récemment Comptanoo, un éditeur de logiciels destinés aux TPE.

Des produits simples

Que vous utilisiez un outil en liaison avec un expert-comptable ou autonome, la tendance est à la simplification des produits. «Compta Facile a été pensé pour que le client soit capable d'appréhender le logiciel en moins de 15 minutes, explique Frédéric Canevet, chef de produit chez Ciel, leader sur le marché des logiciels de comptabilité pour les TPE. Cet outil s'adresse aux 1,5 million de TPE qui font encore leurs comptes sur Word ou Excel, voire à la main.» Mieux, cet éditeur propose une fonction «saisie cahier» pour que le commerçant enregistre ses écritures comme dans son cahier comptable habituel. «Le logiciel doit permettre défaire la saisie de manière très simple, avec des écriturestypes», rappelle Stéphane Gasch.

Certains logiciels personnalisent leur offre, en s'adaptant aux compétences des utilisateurs, avec plusieurs niveaux de saisie. Ou encore en donnant la possibilité à l'expert-comptable de paramétrer vos écritures-types ou votre tableau de bord. Enfin, pour avoir une idée du design qui vous correspond et comparer la facilité d'utilisation, rien de tel que des démonstrations, en général disponibles sur le site internet des éditeurs.