4 documents à remettre à un salarié quittant votre entreprise

1 Le certificat de travail

En tant qu'employeur, vous êtes tenu de délivrer un certificat a l'expiration de tout contrat de travail, quels que soient les motifs de rupture (licenciement, démission, fin de contrat à durée déterminée, départ en retraite) et la durée du contrat. Ce certificat de travail est destiné à un futur employeur et justifie de l'expérience professionnelle du salarie. L'employeur qui ne le délivre pas encourt des sanctions pénales. En cas de remise tardive, vous pouvez être condamné à une astreinte et à verser une somme par jour de retard.

Ce certificat est remis à la fin du préavis, qu'il soit exécute ou non. Tenu à la disposition du salarie, il mentionne obligatoirement l'identité de l'employeur (nom, adresse, raison sociale, siège social) et celle du salarié (nom, prénom, adresse). Doivent également y figurer la date d'entrée du salarié dans l'entreprise, quels qu'aient pu être les changements d'employeur ou de forme juridique (dans ce dernier cas, le certificat doit mentionner la date d'entrée du salarie chez l'employeur initial), la date de sortie (celle de fin du préavis, effectue ou non), et enfin, la nature des emplois successivement occupes avec les périodes correspondantes.

Toute autre mention est facultative et nécessite l'accord des deux parties. Sont interdites les indications susceptibles de porter préjudice au salarié. En outre, si ce dernier n'effectue pas son préavis, il peut vous demander de lui délivrer, en attendant, une attestation précisant que le contrat de travail se terminera à telle date et qu'il est donc libre d'occuper tout autre emploi.

2 L'attestation Assedic

Lors de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail, vous devez délivrer au salarié l'attestation nécessaire pour faire valoir ses droits au chômage. Ce document est remis en même temps que le certificat de travail et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles que soient la nature, la durée, la forme du contrat et les modalités de sa cessation. «L'employeur se contente de remettre le document. Il n'a pas à porter d'appréciation sur le droit du salarié à percevoir, ou non, des indemnités chômage», souligne Stéphane Béal, avocat associé chez Fidal, à Neuilly-sur-Seine.

Vous pouvez commander l'imprimé nécessaire (ou le remplir en ligne) sur le site www.assedic.fr. Pour cela, munissez-vous de votre numéro d'affiliation et de votre code personnel. Il vous est également possible de vous le procurer sur Minitel (3614 code ATEMI - 0,057 Euros/min) ou de l'éditer à l'aide d'un logiciel de paie qui a reçu l'agrément Assedic.

Cette attestation comporte des indications sur l'employeur, le salarié, ses caisses de retraite complémentaire, son emploi, le motif de la rupture du contrat de travail, les salaires des douze mois civils, les primes et indemnités, les sommes versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail (solde de tout compte), et enfin, l'avance du fonds national de garantie des salaires. Elle ne peut être exécutée que par l'employeur ou son représentant, qui engagent leur responsabilité quant à l'exactitude des renseignements apportés. Le point le plus sensible concerne, bien entendu, le motif de la rupture du contrat de travail.

En cas de fausse attestation Assedic (dans le but, par exemple, de permettre au salarié d'obtenir des allocations chômage auxquelles il n'aurait pas droit), l'employeur s'expose à une peine d'emprisonnement de deux mois assortie d'une amende de 3 800 Euros. Depuis le 30 mars 2006, vous êtes tenu de transmettre un exemplaire de cette même attestation à l'assurance chômage. Pour les employeurs qui accomplissent la démarche sur Internet, cela se fait de façon automatique. Si vous utilisez les attestations papier, envoyées par courrier, vous devez, en revanche, transmettre un exemplaire aux Assedic. Si vous refusez de délivrer l'attestation Assedic, ou tardez à le faire, le salarié peut en informer l'Inspection du travail. Celle-ci vous réclamera le document. Si vous ne répondez pas dans un délai de quinze jours, et si la demande d'allocation du salarié ne peut être instruite en l'état, l'Inspection du travail peut vous adresser une mise en demeure. «L'employeur risque alors d'être condamné devant le Conseil de prud'hommes à délivrer ce document, éventuellement sous astreinte, précise Martine Ostapenko, responsable du pôle social au cabinet d'expertise comptable ECGE, à Toulouse. Il arrive même qu'il soit condamné à verser des dommages et intérêts.»

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3 Le reçu pour solde de tout compte

Il s'agit d'une attestation écrite, signée par le salarié aui il reconnaît avoir perçu, lors de la rupture du contrat de travail, la totalité des sommes qui lui étaient dues. Ce document est établi en double exemplaire, dont un est remis au salarié. «Si le versement des sommes est évidemment obligatoire, ce document est facultatif, remarque Stéphane Béal (Fidal). Le salarié peut contester son contenu et réclamer les sommes qu'il estime lui être dues.» Le salarié ne pourra pas demander d'astreinte en cas de non-remise du document. Néanmoins, certaines conventions collectives prévoient des délais de paiement maximum pour les indemnités de licenciement économique.

4 Le livret d'épargne salariale

Si vous avez mis en place une politique d'épargne salariale, visant à associer vos salariés aux résultats, vous devez remettre au salarié qui quitte l'entreprise un «livret d'épargne salariale». Il comprend un état récapitulatif des sommes épargnées, ainsi que diverses informations légales et réglementaires extraites du Code du travail. Cet état récapitulatif doit comporter l'identification complète du salarié, la description de ses avoirs acquis ou transférés (participation et/ou plan d'épargne entreprise) durant la période pendant laquelle il a été salarié de l'entreprise avec mention des dates de disponibilité, et enfin, l'identité et l'adresse du teneur de registre auprès duquel est ouvert le compte individuel. De plus, si le salarié quitte son employeur avant d'avoir perçu ses droits à participation (ou sa quote-part d'intéressement), une attestation indiquant la nature et le montant de ses droits sera jointe au présent livret. Ce document permet au salarié de recevoir le remboursement éventuel de ses avoirs s'il décide de faire valoir la rupture de son contrat de travail comme cas de déblocage anticipé. Il lui permet également de transférer les sommes épargnées vers le plan d'épargne de son nouvel employeur, la période de blocage déjà entamée étant prise en compte pour la durée de blocage restant à courir.